Quem trabalha com produção de eventos sabe que colocar uma ação na rua pode ser um verdadeiro trabalho de Hércules. Além de lidar com a demanda e aspirações do cliente, é preciso produzir detalhadamente cada fase do evento, estar atento ao planejamento de cada uma delas e fiscalizar mil e uma demandas repassadas.
E, no meio disso tudo, existem alguns erros que podem ser fatais para o sucesso da empreitada. Entre eles, fazer uma má divulgação, recorrer a fornecedores ruins ou escolher um local inadequado para o seu evento.
Se você quer passar longe desses problemas, continue lendo nosso artigo e descubra os 5 principais erros na produção de um evento e como evitá-los.
Como começar o trabalho na produção de eventos?
Como dissemos, o trabalho de um produtor de eventos envolve muitas fases e tem uma solicitação constante de vários segmentos. Então, a primeira dica para evitar qualquer erro futuro é planejar.
Sentar e entender o que o cliente quer, colocar no papel e detalhar como realizar cada etapa da produção do evento é que se torna possível evitar problemas, esquecimentos e enlouquecer.
Quais são e como evitar os principais erros?
1. Não observar o local do evento
Você tem um evento para produzir, já traçou seu perfil e características e agora é hora de definir a locação. O primeiro cuidado é escolher um local que se adéque perfeitamente às demandas do público, da ação e do cliente.
Com isso na cabeça, reserve o espaço escolhido com antecedência para evitar surpresas na data que você deseja.
Faça uma visita técnica para ter certeza que o espaço comporta o seu público e as características do seu evento, ou se precisa de adaptações.
Não esqueça de verificar também o número de banheiros, estacionamento, acessibilidade, sinalização e área coberta, para o caso de chover no dia da ação.
2. Não ter cuidado com os fornecedores
Para trabalhar no seu projeto, só contrate quem você conhece e endossa a qualidade do trabalho. Se não conhecer, procure mais de três referências para ser ter certeza que o fornecedor não vai te deixar na mão, nem fazer passar vergonha com seu cliente e público.
Lembre-se: é o seu nome como produtor do evento que vai ficar marcado para o bem ou para o mal no final do evento.
3. Deixar de observar a ambientação do evento
Elabore uma identidade visual, uma ambientação adequada ao seu evento. Ela deve traduzir perfeitamente o que o cliente quer comunicar ao seu público.
Não copie ideias, não peque por exageros, nem por economia. Saiba onde investir na decoração e onde se conter.
4. Cometer erros na hora de divulgar
Crie também um planejamento de divulgação para o seu evento e datas para que cada fase seja executada. O evento tem venda de ingresso, precisa que isso seja amplamente divulgado? É uma ação com entrada franca, mas número limitado de vagas?
De acordo com cada objetivo, escolha as mídias em que vão divulgá-lo. Não se esqueça de usar a internet como aliada. Crie uma página no Facebook e/ou Instagram.
Verifique cada informação que for divulgar e seja muito correto no que comunicar ao seu público.
5. Evitar demandar as tarefas
O produtor de evento é o grande maestro da ação. É ele quem vai determinar e organizar cada etapa de sua execução. Mas é uma pessoa só. Para ter certeza de que está fazendo bem o seu trabalho, sem enlouquecer ou se estressar, aprenda a demandar tarefas para a sua equipe.
Monte um time de confiança, que vai fazer as coisas exatamente como você pediu ou que vai saber alterar algo caso seja preciso. Multiplicar seus braços é melhor do que fazer tudo sozinho.
Planeje, divulgue, demande tarefas que você não puder ou não deve cumprir, mas lembre-se de fiscalizar o que cada um está fazendo. Afinal, é o nome do produtor que vai assinar o trabalho de toda uma equipe.
Como vimos, a produção de eventos é algo desafiador, cansativo e com muitas etapas. Por isso, é preciso ter cuidado para não cometer erros que podem arruinar toda uma produção.
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