Escolher os melhores fornecedores para eventos é uma tarefa que deve ser analisada com cautela. Isso porque, o sucesso depende, em grande parte, de que a empresa cumpra com o que foi combinado.
Imagine a cena: você encomendou uma tenda de 12 m de largura para o palco e o fornecedor entendeu errado e, no grande dia, entrega uma de apenas 8 m. A confusão é certeira e o seu estado emocional certamente ficará alterado!
Por isso, escolher o fornecedor ideal proporciona a segurança necessária para que o evento aconteça conforme o esperado, evitando surpresas desagradáveis. Você não sabe como escolhê-los? Fique tranquilo! Com este post, vamos ensinar tudo o que você precisa saber! Confira!
Busque por referências
Caso seja a primeira vez que você está entrando em contato com a empresa, busque referências com pessoas que já realizaram eventos anteriores com ela.
Normalmente nos sites das organizações tem um menu chamado “clientes”: você pode entrar em contato com eles para conferir se recomendam o trabalho.
Agende uma reunião presencial com o fornecedor
Para conhecer melhor o seu fornecedor, nada melhor do que agendar uma reunião presencial, para que você se certifique se o serviço é exatamente o que você estava esperando.
Por exemplo, em casos de locação de mobiliário, se for possível, vá até a empresa do fornecedor para conhecer as suas instalações, verificar se o material é exatamente o mesmo que aparece no site ou o que foi acordado enviado por e-mail.
Além disso, com a comunicação presencial, fica mais fácil de você esclarecer as suas dúvidas e deixar claro como vai funcionar cada processo.
Pesquise fornecedores para eventos em sites e nas redes sociais
Nada melhor do que saber a reputação de uma empresa pesquisando como ela se comporta nas redes sociais. Com esse mecanismo, é possível identificar:
a maneira que elas tratam os seus clientes;
a forma que divulgam o seu trabalho;
analisar os comentários e avaliações;
perceber se a empresa é ou não de confiança.
Por exemplo, se você contratou uma empresa para fazer um vídeo para o seu evento, é possível conferir nas redes sociais os filmes que ela fez para outras pessoas, avaliando a qualidade e confiança.
Exija contrato de todos os serviços
Pode parecer uma parte burocrática e até mesmo chata, mas, a assinatura do contrato é a sua garantia de que o fornecedor vai cumprir com tudo aquilo que foi combinado.
Muitas vezes, um e-mail ou um acordo verbal é o suficiente para ele entender algo errado e dar problemas em seu evento. Já, com os contratos você tem a segurança de que tudo foi muito bem entendido por todas as partes. No contrato deve estar descrito:
data, horário, local de montagem e desmontagem;
responsabilidades do fornecedor e do contratante;
especificação de todo o serviço e materiais necessários;
valor e condições de pagamento;
valor da multa em caso de descumprimento de algum item.
Escolher os ideais fornecedores para eventos é essencial para que o seu seja um sucesso. Lembre-se de que eles são os principais responsáveis por tudo sair conforme o planejado. Você gostou de nossas dicas? Entre em contato conosco e saiba como podemos tornar o seu evento triunfal!