Qual a importância de criar um projeto de evento? Entenda!

Se você trabalha no marketing, já deve ter ouvido falar sobre a importância de criar um projeto de evento. Vamos conversar sobre isso? Por meio dele, é possível fazer a sua estruturação, definir o cronograma, avaliar os riscos, alinhar os objetivos de todas as partes interessadas e aprovar o relatório financeiro. Resumindo: ele é o seu norte.

Ficou interessado? Venha conosco que explicaremos a real importância dessa etapa de criação.

O projeto de evento é o seu norte

O plano de projeto é um documento que vai reunir todas as informações necessárias para a sua realização, envolvendo o pré, o durante e o pós-evento. Nele, estão contidos:

1. o briefing;

2. os objetivos de todas as partes interessadas (empresa organizadora, patrocinadores, apoiadores, público);

3. o cronograma;

4. o relatório financeiro;

5. a matriz de responsabilidades;

6. a equipe de trabalho;

7. as atrações;

8. as características do evento;

9. o plano de comunicação;

10. o gerenciamento dos riscos.

A elaboração de um projeto diminui a chance de riscos

A partir do momento em que você coloca tudo na “ponta do lápis” no projeto de evento, fica mais fácil ter uma visão ampla de todo o processo e de tudo aquilo que precisa acontecer antes, durante e depois da sua concretização.

Em decorrer disso, um dos pontos explorados pelo projeto é justamente o gerenciamento de riscos, em que você precisa prever o que pode acontecer de errado no grande dia e criar um plano de prevenção.

O orçamento é facilitado

Quando você faz um projeto de evento completo, precisa especificar tudo o que deve conter nele. Primeiro, você descreve a receita:

1. patrocínio;

2. venda de ingressos;

3. apoiadores.

Depois disso, é ideal que você pesquise (para cada item necessário), pelo menos, 3 orçamentos e anote na tabela o que apresentou o melhor custo-benefício. Confira alguns exemplos:

1. espaço para eventos;

2. alimentação e bebidas;

3. credenciamento;

4. cenografia;

5. decoração;

6. audiovisual;

7. estrutura;

8. iluminação;

9. atrações;

10. materiais de divulgação;

11. equipe de trabalho.

Depois, é só fazer os cálculos e analisar se você alcançará o lucro desejado. Com essa lista completa no projeto de eventos, fica mais fácil apresentar o relatório, e você também não corre o risco de ter esquecido algo importante.

O tempo para encontrar os parceiros ideais é maior

Quando você sabe exatamente do que precisa para o seu evento, fica muito mais fácil encontrar os parceiros ideais. Sabendo que, nesse cenário, a confiança e as inovações devem andar de mãos dadas, é preciso sempre buscar por empresas experientes para auxiliá-lo.

Tendo parceiros, você conhece as tendências de mercado e pode oferecer uma experiência única aos seus convidados, tornando o seu evento um grande sucesso. Falando em inovações, não podemos deixar de citar a projeção mapeada — grande tendência para eventos corporativos.

Conheça a projeção mapeada (vídeo mapping)

A projeção mapeada é uma tecnologia para projetar imagens em três dimensões (3D), com a grande vantagem de poder fazer isso em qualquer tipo de superfície — cenários, painéis, fachadas de prédios, carros, ponte, escultura etc. Com ela, é possível criar uma experiência única para os seus convidados.

Imaginou? Criar um projeto de evento é importante para ter a certeza de que tudo vai sair conforme o planejado. Ter essa segurança é muito importante para o seu sucesso. Para que isso aconteça , entretanto, é fundamental contar com empresas que tenham experiência mercadológica, sabem criar e oferecer os melhores recursos e que apresentem o melhor custo-benefício.

Neste post, você aprendeu sobre a importância de criar um projeto para evento. A nossa empresa é especialista em detalhes técnicos, como áudio, imagem, iluminação, vídeo mapping, cenografia e estrutura. Quer saber de que maneira podemos ajudar? Entre em contato agora mesmo!