Como otimizar e ter melhores resultados em todas as fases que envolvem a produção de um evento? A resposta pode estar no método PDCA, que estabelece quatro diretrizes práticas para cada momento de execução de uma ação.
O PDCA em eventos planeja, executa, verifica e age desde a pré-produção até o pós-evento, diminuindo falhas, aumentando benefícios e lucros, e o valor da sua marca no mercado.
Se você ficou interessado, continue lendo, que explicaremos melhor essa abordagem de negócios.
Entenda o que é PDCA
O método PDCA foi desenvolvido na década de 1950 pelos estatísticos americanos William Edwards Deming e Walter Shewart. O método ficou famoso por fornecer uma melhoria contínua no alcance de resultados nas áreas em que é aplicado.
Ele se divide em quatro etapas que nomeiam o ciclo: P (plan ou planejamento), D (Do ou execução), C (Check ou verificação) e A (Action ou atuação corretiva). Além disso, ele pode ser aplicado na manutenção de processos, na sua melhoria ou no planejamento de novos produtos.
Aprenda como aplicar o PDCA em eventos
A primeira etapa do ciclo, o planejamento, é a chave de sucesso de todas as outras, já que se for mal feito pode arruinar todo um trabalho.. É aqui que você vai coletar informações básicas sobre o evento (objetivo, prazo, recursos disponíveis, pessoas para organizá-lo) e organizar as diretrizes para a sua execução.
Como é a etapa mais importante e trabalhosa, ela se subdivide em quatro fases:
identificação de meta: é quando você identificará um problema a ser resolvido ou meta a ser alcançada. No caso da produção de evento, é o momento em que você o conhecerá em todas as suas peculiaridades. Na hora de estabelecer sua meta, deve ainda definir um objetivo específico, um prazo e um valor. Por exemplo: vender mil ingressos em três semanas;
análise de fenômeno: aqui você fará a observação do problema (suas características) identificado na fase anterior. Pode ser feita a partir do tempo, tipo, local ou sintoma;
análise de processo: nesta fase identificamos por que o problema acontece, suas causas;
plano de ação: com o problema esmiuçado, é hora de solucioná-lo. Se outras questões surgirem ao longo da análise, foque na de maior impacto. Uma dica para criar um plano de ação é usar o método 5W2H, (o quê, por quê, onde, quando, quem, como e quanto), que propõe cinco perguntas objetivas a fim de criar uma solução imediata com suas respostas.
Execução, verificação e ação no PDCA
Após definir o planejamento de alguma meta ou a resolução de algum problema no seu evento, é hora de passar para outras fases.
A fase de executar, “do” em inglês, diz respeito a seguir minuciosamente as diretrizes estabelecidas na fase anterior. É importante que você eduque e mantenha sua equipe informada sobre cada uma dessas etapas para que todos saibam exatamente o que fazer.
A terceira fase, a do “check”, é quando é feita uma verificação se as metas propostas (gerais e específicas) estão sendo cumpridas, e ainda, a real eficácia do plano de ação.
Por fim, entramos na “act”, que permite uma ação ou atuação corretiva. É feita em duas etapas:
quando a meta é atingida: transforme a ação em padrão. Veja o que foi feito e melhorias que fizeram com que fossem alcançadas a qualidade e o resultado;
quando a meta não é atingida: aplique o método novamente e veja onde ocorreram desvios, estabeleça nova mensuração e execução.
Use gráficos para a aplicação do método
Uma dica importante para se aplicar o PDCA é estabelecer esse planejamento em gráficos ou fluxogramas à vista da equipe. Assim, todos acompanharão qual momento do ciclo se encontram, o que já foi feito e o que vem pela frente.
Como vimos, o ciclo PDCA em eventos é simples, escaneando todas as fases de uma ação, seus desdobramentos e problemas que venham a surgir. Esse verdadeiro mapa que se forma diminui as chances de insucesso e aumenta qualidade e resultados, além de trazer melhorias.
Gostou do post sobre PDCA em eventos? Caso você ainda tenha dúvidas sobre o assunto ou sobre produção de eventos, entre em contato conosco!