Um dos primeiros passos no planejamento de eventos é definir o local ideal para a sua realização. Trata-se de uma escolha decisiva e muito importante — já imaginou investir em um espaço maravilhoso, mas que não comporta o número de pessoas que você planeja? Seria um grande problema, concorda?
Por isso, acomodar todas as pessoas confortavelmente e garantir uma experiência única são resultados de uma boa escolha de ambiente. Assim, é possível alinhar as estratégias do marketing aos objetivos do evento e fazer com que tudo saia exatamente como o planejado.
Levando em consideração os principais questionamentos para a escolha do local ideal, separamos 6 dicas incríveis para você acertar em cheio! Confira agora mesmo!
1. Verifique a quantidade de pessoas
Conforme citamos no início do texto, o primeiro passo na procura do local ideal é analisar a estimativa de pessoas. Com uma noção da quantidade de convidados que pretendem comparecer ao evento, é possível encontrar um ambiente que conforte o número esperado, bem como evitar tumultos e grandes filas.
2. Analise se a infraestrutura é adequada ao evento
Você não pode escolher um local que seja apenas bonito e elegante. É preciso que ele comporte todas as pessoas no evento e que tenha uma boa ambientação para os seguintes recursos e equipamentos:
decoração;
aparelhagem de som e iluminação;
telões;
palco para apresentações;
cozinha;
toaletes;
estacionamento;
mobília.
É necessário avaliar todos esses itens para verificar se a verba disponibilizada para a ação é suficiente.
Para não errar na escolha ou evitar o esquecimento de um item importante, contrate uma empresa terceirizada para ajudar nos detalhes técnicos do evento. Assim, você economiza tempo e dinheiro para focar em soluções que tragam bons resultados.
3. Tenha cautela com os espaços abertos
Comemorações ao ar livre transmitem harmonia e paz. Isso porque o contato com a natureza propaga uma energia positiva, muito eficiente para eventos corporativos, esportivos e sociais.
Mas, se você optar por espaços abertos, tenha em mente um plano B para ser utilizado em caso de chuva. Uma ótima saída pode estar no aluguel de toldos e guarda-chuvas.
4. Certifique-se de que o acesso ao local é fácil
Outro ponto que precisa ser analisado durante o planejamento de eventos é o acesso ao local. Ele precisa ser facilitado e não pode ser muito afastado — ninguém gosta de acordar de madrugada para viajar e chegar no evento com antecedência, você concorda?
Além disso, ter estacionamento próximo e uma equipe de manobristas é fundamental. E, para que os convidados não tenham dúvidas, insira o mapa do local nos materiais de divulgação.
5. Contrate seguranças para o ambiente
Verifique como será a entrada das pessoas no local do evento para evitar grandes aglomerações na entrada. É imprescindível ter seguranças para cuidar dos carros e das pessoas que estarão na fila.
Assim, os convidados ficam tranquilos de que a sua segurança não estará comprometida.
6. Inove com diversas possibilidades
Procure um ambiente adequado para inovar. Assim, você poderá trabalhar melhor a temática e utilizar essa estratégia para impactar mais pessoas, tornando o evento um grande sucesso. Escolha um local que abrigue e que possibilite os seguintes itens:
arranjos florais com as cores da empresa;
peças decorativas com o logotipo no centro do salão;
cardápios temáticos;
espaço para uma banda de entrada recepcionar os convidados.
Escolher o local ideal é um dos principais pontos no planejamento de eventos corporativos. Seguindo as nossas dicas, você tem grandes chances de acertar e de proporcionar momentos inesquecíveis aos convidados.
Gostou do nosso post? Tem mais alguma dica sobre a escolha do local? Deixe um comentário se quiser dar sugestões ou sanar dúvidas!